افزایش کارایی با تکنیک گوجه فرنگی - Pomodoro

آیا نوسانی در بهره وری و کاراییتان از امروز به فردا حس می کنید؟ بعضی اوقات بدون صرف وقت در کارهایتان موفق می شوید اما روزهای دیگر انجام کارها برایتان مثل جان کندن می شود و کاری از پیش نمی برید.
تصور غلطی است که ساعات طولانی کار کردن و یا مشغول بودن در کل روز، بهره وری را افزایش می دهد. در تحقیقی که دانشگاه lllinois انجام داد مشخص شد که این حالت ها بسیار بهره وری را کاهش می دهد در حالی که استراحت هایی کوتاه در طول روز این کاهش را جبران کرده و باعث می شود تا روی کارتان با انرژی و متمرکز بمانید.
تحقیقی دیگر مشخص کرد که نشستن طولانی پشت میز کار، به سلامتی ضرر می زند. بی حرکت ماندن در بازه ی زمانی طولانی منجر به بیماری هایی از قبیل: بیماری قلبی، سرطان، دیابت می شود و حتی خطر مرگ را می تواند به همراه داشته باشد.
کارشناسان بر این باورند که این خطرات با تمرینات منظم قابل جبران شدن است. اما تحقیقی که توسط دکتر Elin Ekbolm-Bak در سال 2010، انجام شده است، بیان می دارد که اگرچه این تمرینات منظم برای سلامتی انسان مفید و ضروری است اما تنها استراحت های کوتاه و منظم است که این خطرات ناشی از کار را از شما دور می کند.
در این مقاله تکنیک Pomodoro معرفی شده است تا هم بهره وری و کاراییتان افزایش یابد و هم از این خطرات با تنظیم استراحت هایی کوتاه، جان سالم به در ببرید.

درباره ی ابزار

تکنیک Pomodoro توسط Francesco Cirillo در سال 1980 به وجود آمد. او کتابی تحت همین نام نوشت که بسیار پرفروش بود.
Pomodoro در زبان ایتالیایی به معنی گوجه فرنگی است. این تکنیک اینگونه کار می کند که پس از 25 دقیقه کار یک استراحت کوتام انجام می دهید. Cirillo اسم این تکنیک را از تایمر آشپزخانه ی خود که شبیه به گوجه فرنگی بود، برداشت. او به کمک این تایمر، زمان خود را در آشپزخانه مدیریت می کرد.
این تکنیک بسیار ساده است. هر 25 دقیقه کار یک Pomodoro است. وقتی یکی را کامل می کنید، 5 دقیقه وقت استراحت دارید. زمانی که Pomodoro چهارم را انجام دادید، یک استراحت طولانی تری انجام دهید.
شاید اینگونه به نظر بیاید که با این روش استراحت زیاد است ولی تحقیقات نشان داده است این روش بازدهی فرد را افزایش می دهد.

چگونه از این تکنیک استفاده نماییم؟
گام های زیر را دنبال کنید تا از این تکنیک بهره ببرید.

گام 1: برنامه تان را چک کنید

گام اول این است که برنامه تان را چک نمایید. به لیست کارهایی که امروز قرار است انجام دهید نگاهی بیاندازید.
تخمین بزنید که هر برنامه چقدر زمان می برد. به زبان این تکنیک، یعنی هر برنامه به چند Pomodoro (بیست  پنج دقیقه زمان) نیازدارد. سپس وظایفتان را زمان بندی کنید. همچنین برای زمان های استراحتتان نیز، برنامه ریزی کنید. 5 دقیقه برای هر 25 دقیقه و یک استراحت طولانی تر- حدودا 20 الی 30 دقیقه – بعد از به اتمام رساندن یک کار مشخص.
توجه:
Cirillo این تکنیک را روی 25 دقیقه کار کردن تنظیم نموده است. شما می توانید زمان های مختلفی را امتحان نمایید. طبق تحقیقی که انجام شده است، برای کار در زمینه ی زیست شناسی این زمان می تواند به 90 الی 120 دقیقه افزایش یابد. اگرچه دکتر Bak این زمان را پیشنهاد می دهد اما برای حفظ سلامتی تان توجه داشته باشید که دوری از میز کار هر 45 دقیقه یکبار الزامی است.

گام 2: تایمر خود را تنظیم نمایید.

قبل از آنکه شروع کنید، از داشتن تمام وسایل مربوط به کار را در کنارتان، اطمینان حاصل نمایید. مثل دفترچه یادداشت و خودکار. تایمر را برای آن بازه ی زمانی که می خواهید کار انجام دهید تنظیم نمایید. برای مثال، ما همان 25 دقیقه ی Cirillo مد نظرمان است.
از هر تایمری که دوست داشته باشید می توانید استفاده نمایید. حتی تایمر قدیمی آشپزخانه تان، اما توجه داشته باشید که با این کار حواس همکارانتان را پرت نکنید، زیرا ممکن است سر و صدا آنها را اذیت کند.
همه جور تایمر آنلاین وجود دارد. حتی می توانید تایمر Pomodoro برای iPhone یا دستگاه Android  خود تهیه کنید.
به محض آنکه تایمرتان را تنظیم کردید، باید به کارتان متعهد شوید. به یاد داشته باشید که زمانتان محدود است، این یادآوری باعث می شود تا تمرکزتان افزایش یابد. در زمان استراحت می توانید به گوشی تان و تماس ها و چت هایتان بپردازید. تمام کارهایی که حواس پرتی تان را به حداقل می رساند را قبل از شروع کار انجام دهید. درب دفترتان را ببندید، گوشی موبایلتان را ساکت نمایید و به همکارانتان بگویید که نمی خواهید حواستان پرت شود.

گام 3: وظیفه تان را انجام دهید و فقط مشغول به انجام همان یک کار باشید.

کل حواستان را مختص یک کار نمایید. کاری که در آن 25 دقیقه باید انجام دهید.
به خودتان اجازه ندهید که حواستان پرت شود حتی اگر یک ایده ای برای انجام کاری دیگر در ذهنتان جرقه زد. ایده ها را در دفترچه یادداشتتان بنویسید و بعدا به آن بپردازید. اگر واقعا ضروری است، بخش بعدی کاریتان را به آن اختصاص دهید، اما الآن فقط به همین کاری که مشغول به انجامش هستید فکر کنید.
اگر کارتان را قبل از اتمام 25 دقیقه تمام کردید، از باقی وقتتان برای انجام کارهای روزمره و یا دیگر وظایفتان استفاده نمایید. فکر خوبی است که در جایی تمام وظایفی که انجام دادید را همراه با زمانی که برایش صرف کردید، بنویسید. این به برنامه ریزی کردنتان در آینده کمک می کند. و حتی می توانید از نظر بازدهی و کارایی خود را بهتر بشناسید.

گام 4: یک استراحت کوتاه انجام دهید.

زمانی که تایمرتان متوقف شد 5 دقیقه استراحت نمایید. حتی اگر به این استراحت نیازی نداشتید باز آن را انجام دهید زیرا باعث می شود تا دوباره انرژی از دست رفته تان را احیا نمایید.
ممکن است این استراحت ها نگرانتان کند و حس کنید زمانتان را از دست می دهید اما استراحت های منظم باعث افزایش بهره وری تان می شود تا حدی که تمام زمان های از دست رفته تان را جبران کنید. Cirillo معتقد است که انرژی از زمان بسیار مهم تر است. رویکرد Pomodoro به گونه ایست که انرژی تان را حفظ نماید. پس دیگر نیازی نیست تا زمانتان را بیهوده صرف کار کنید وقتی که سطح تمرکزتان بسیار پایین است.
برای به حداکثر رساندن کارایی، در زمان استراحت از میز کارتان دور شوید. قدم بزنید و کمی ورزش کنید. اگر قصد دارید که یک فنجان قهوه بخورید، حتما بروید و یک لیوان آب برای خود بیاورید و یا بلند شوید و به اتاق کناری بروید و یا حتی سمت پرینتر بروید و برگه هایش را جمع کنید، حواستان باشد که بیماری زمانی به سراغتان می آید که عضله هایتان برای مدتی طولانی بی حرکت باشند.
زمانی که در استراحت هستید، اصلا به کاری در حال انجامش بودید فکر نکنید. مغزتان چیزی که باید یاد می گرفت را در این 5 دقیقه استراحت می آموزد. بنابراین کارهایی که احتیاج به فکرکردن زیاد دارد را انجام ندهید.
سعی کنید در زمان استراحتتان از شبکه های اجتماعی، ایمیل استفاده نکنید و خودتان را با وب گردی مشغول نسازید. تحقیق دیگر نشان داده است که اکثر مردم امریکا به چشمان خود از این طریق آسیب زده اند.
از وقتتان برای کارهای دیگری استفاده نمایید. میزتان را مرتب کنید، مراقبه کنید، کاغذ های قدیمی را ریز ریز کنید و یا با همکارتان گپ بزنید. اگر کارتان را در خانه انجام می دهید، می توانید در این زمان ماشین لباسشویی را روشن نمایید.

گام 5: کارتان را ادامه دهید تا به استراحتی طولانی تر برسید.

زمانی که استراحتتان تمام شد، تایمر را دوباره برای 25 دقیقه ی بعدی تنظیم نمایید و به کارتان ادامه دهید. وقتی که 4 Pomodori را انجام دادید، 20 الی 30 دقیقه استراحت نمایید. از این زمان برای پیاده روی، خوردن میان وعده، خواندن کتاب و ... استفاده نمایید. هرچه این زمان بیشتر طول بکشد، از میزتان بیشتر فاصله می گیرید و ذهنتان را از آنچه در حال انجامش بودید، دور می کنید.
به یاد داشته باشید، مهم ترین مورد در اینجا فقط احیای انرژی از دست رفته است. طبق قانون این تکنیک، 25 دقیقه کار کنید تا 5 دقیقه استراحت کنید و یا 4 Pomodoro انجام دهید تا 30 دقیقه استراحت کنید.
این خیلی مهم است که به بدنتان گوش دهید و بدان توجه نمایید. اگر ذهنتان شروع به پرسه زدن کرد و یا حس کردید خسته شدید، تحت فشار کار را به جلو نبرید. یادتان باشد که ریتم بدن هر انسانی در حالت طبیعی، یک بازه ی 90 الی 120 دقیقه ای است. باید تجربه کنید تا بفهمید که انجام 3 Pomodori و 20 دقیقه استراحت برایتان مناسب است یا 5 Pomodori و 30 دقیقه استراحت. اگر این تکنیک را بکار ببرید می فهمید که در صبح، بازه های طولانی تری را می توانید مشغول به کار باشید، و عصر به استراحت های بیشتری نیاز خواهید داشت. به محض آنکه الگوی ایده آل خود را پیدا کردید، از اینکه از یک روز خود چقدر می توانید بهره ببرید شگفت زده خواهید شد.

مزایا و معایب تکنیک Pomodoro

استفاده از این تکنیک مزایای بسیاری را به همراه دارد. با استفاده ازاین تکنیک می توانید کارهایتان را به بخش های کوچکتری تقسیم کنید، تمرکزی که از این طریق روی کارتان پیدا می کنید در مدیریت زمان کمکتان می کند تا بازدهی تان افزایش یابد. و کار های بزرگ کمتر خسته کننده به نظر می رسند.
این تکنیک همچنین کمکتان می کند تا از مواردی که حواستان را پرت می کند دور شوید و از انجام چندکار به طور همزمان دوری کنید. همچنین کمکتان می کند تا از هر آنچه که تمرکزتان را به هم بریزد دوری نمایید زیرا زمان محدودی برای انجام کار دارید.
تحقیقات بیان می دارد تا استراحت های کوتاه مدت و منظم برای سلامتی بسیار مفید است و تمرکز را افزایش می دهد که باعث افزایش بهره وری می شود. Cirillo معتقد است که این تکنیک برای کسانی که از اختلالات تمرکزی هم رنج می برند بسیار مفید است. اختلالاتی مانند ADD و ADHD
ازآنجایی که این استراحت های کوتاه به مغز این فرصت را می دهد تا اطلاعات بدست آمده را هضم کند،در این فرصت های کوتاه ایده هایی به ذهن خطور خواهد کرد. ممکن است این روش برای همه مناسب نباشد. بعضی ممکن است این استراحت های منظم را دلیلی برای حواس پرتی در نظر بگیرند. همچنین ممکن است همگام شدن با این روش، با فرهنگ سازمانی که در آن کار می کنید یکسان نباشد و کارتان جوری باشد که با مشتری سر و کار داشته باشید و نتوانید 25 دقیقه برای خودتان کار نمایید.

در آخر برای نتیجه گیری بیان این نکته لازم است که Pomodoro بسیار ساده و راحت اجرا می شود. سلامتی و کارایی تان را بهبود می بخشد. حتما آن را امتحان کنید، و ببینید به کار شما می آید یا خیر!