เคล็ดลับ 5 ข้อที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความน่าประทับใจให้กับอีเมลของคุณ

ในโลกการทำงานยุคดิจิทัล การใช้อีเมลเพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน หัวหน้า เจ้านาย คู่ค้า supplier หรือแม้แต่ลูกค้ากลายเป็นเรื่องปกติและทักษะพื้นฐานที่หลายๆ บริษัทคาดหวังว่า พนักงานที่จ้างเข้ามาน่าจะทำได้ดี โดยเฉพาะบริษัทที่ใช้ภาษาอังกฤษในการสื่อสาร ซึ่งนอกจากการเขียนอีเมลอย่างมีลำดับขั้นตอนที่ง่ายต่อการอ่านแล้ว เรายังมีเทคนิคเล็กๆน้อยๆ ที่จะช่วยให้อีเมลของคุณดูดีและมีประสิทธิภาพในการทำงานอย่างมืออาชีพ อีก 5 ข้อมาฝากคุณด้วยครับ

เขียนหัวข้อ (subject) ให้ชัดเจน

หัวข้อหรือ subject ในอีเมลเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับอีเมลจะได้เห็นคู่กับบัญชีอีเมลของคุณ การเขียนหัวข้อที่ไม่ยาวจนเกินไปแต่ชัดเจนที่สื่อให้ผู้อ่านรู้ว่าทำไมคุณถึงส่งอีเมลมาและคุณต้องการอะไร ช่วยให้ผู้อ่านรู้และตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าทำไมเขาจึงควรเปิดอ่านอีเมลของคุณก่อนอีเมลอื่นๆ เช่น Meeting about new machine installation on 23 Oct. หรือ 20 confirmed for workshop. Could we get a bigger room? เป็นต้น ไม่ควรเขียนหัวข้อว่า Quick question หรือ Important! Read immediately! หรือเว้นว่างมันเอาไว้ เพราะผู้รับของคุณอาจมองข้ามมันแล้วไม่เปิดอ่านอีเมลของคุณไปได้ง่าย

ใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายให้ถูกต้อง

อาจดูเหมือนไม่สำคัญ แต่เทคนิคง่ายๆ นี้ช่วยสร้างความประทับใจให้กับผู้รับอีเมลของคุณได้ดีทีเดียว โดยเฉพาะกับคนที่ไม่คุ้นเคยหรือไม่เคยเจอคุณมาก่อน การใช้คำขึ้นต้นและลงท้ายให้เหมาะสมกับกาลเทศะสามารถบ่งบอกถึงการให้เกียรติของคุณที่มีต่อผู้อ่าน และสร้างความสนิทสนมได้ง่ายขึ้น สิ่งที่คุณต้องทำคือการพิจารณาถึงความเป็นทางการของอีเมลที่คุณต้องการส่งไปถึงผู้อ่าน ตารางด้านล่างนี้น่าจะช่วยให้คุณเลือกการใช้คำขึ้นต้นและลงท้ายได้ง่ายขึ้น

เนื้อๆ เน้นๆ ตรงประเด็น ไม่เอาน้ำ

หากคุณต้องส่งอีเมลถึงหัวหน้าหรือเจ้านายที่งานยุ่งสุดๆ การเขียนอีเมลที่เยิ่นเย้อ มีแต่น้ำ และยาวเกินไปอาจทำให้เขาคนนั้นรู้สึกเสียเวลาและเกิดอารมณ์เสียได้ง่ายๆ ดังนั้น หลังจากที่คุณแนะนำตัวคุณเองแล้ว ให้คุณพุ่งเข้าตรงประเด็นเลยว่าทำไมคุณจึงส่งอีเมลหาเขา จะขอความช่วยเหลือ ขออนุมัติ หรือขอโทษในความผิดพลาดที่เกิดขึ้น หากมีหลายเรื่องที่คุณต้องบอกผู้อ่าน ควรแยกเขียนแต่ละเรื่องในคนละย่อหน้ากัน (จะเคาะให้ลงมาอีกบรรทัดเพื่อให้เห็นชัดเจนมากขึ้นก็ได้) พยายามอย่าให้เกิน 5 ประโยคในแต่ละย่อหน้า เพื่อให้ผู้อ่านทำความเข้าใจแต่ละเรื่องที่คุณต้องการบอกได้ง่ายขึ้น อีกเทคนิคหนึ่งที่สามารถใช้ควบคุมความยาวในการเขียนอีเมลได้คือ เมื่อเปิดอ่านอีเมลของคุณบนหน้าจอคอมพิวเตอร์แล้ว ไม่ต้องเลื่อน scroll down ลงมาอ่านเนื้อหาทั้งหมดถือว่าใช้ได้ครับ

ตรวจทานอีเมลก่อนส่งทุกครั้ง

ไม่ว่าจะเป็นการสื่อความหมายตรงกับที่คุณต้องการหรือไม่ ไวยากรณ์หรือแม้แต่การสะกดคำผิด สามารถช่วยให้ผู้รับของคุณรู้สึกถึงความตั้งใจและความมีประสิทธิภาพได้เป็นอย่างดี

ไม่ใช้ชื่อบัญชีอีเมลที่ดูไม่เป็นมืออาชีพ

หลายคนอาจมีบัญชีอีเมลอันแรกที่เปิดใช้ตั้งแต่สมัยยังเรียนอยู่ ซึ่งอาจมีคำที่มีความหมายน่ารักๆ เช่น kradukkradik.bee@aaaaaa.com หรืออ่านแล้วดูเท่แบบสปอร์ตแมนอย่าง footballcrazy@bbbbbb.com แต่ฝ่ายบุคคลที่รับอีเมลสมัครงาน หรือลูกค้าที่รับใบเสนอราคาจากคุณ อาจไม่ได้ปลื้มชื่อนี้ของคุณก็ได้ ดังนั้น คุณจึงควรสมัครหรือสร้างบัญชีอีเมลใหม่ ซึ่งก็มีหลากหลายเว็บไซต์ให้คุณได้เลือกใช้แบบฟรีๆ เพื่อใช้ในการสมัครงานหรือติดต่อธุรกิจ โดยบัญชีอีเมลใหม่นี้อาจใช้รูปแบบจากชื่อจริงแล้วตามด้วยนามสกุลซึ่งอาจจะคั่นด้วยจุด (.) ก็ได้ เช่น worapat.meechok@gmail.com หรือ worapatmeechok@yahoo.com เป็นต้น

ขอปิดท้ายด้วย infographic 5 ขั้นตอนง่ายในการเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษแบบมืออาชีพ ซึ่งคุณสามารถปริ้นต์แล้วนำไปติดใช้ที่โต๊ะทำงานได้ง่าย หากคุณมีปัญหาหรือคำถามใดเกี่ยวกับการใช้ภาษาอังกฤษในการทำงานหรือการเรียนก็สามารถส่งมาให้เราได้ทั้งทางอีเมลหรือ comment ด้านล่างนี้นะครับ