Maîtriser les bases d'organisation
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Module | Semaine 2 - L’essentiel de l'organisation des projets | |
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À quoi sert la prise de notes partagées ?
Comment fonctionne la prise de notes partagées ?
MOOC : Le questionnaire de fin de semaine est à réussir tout seul, rappelons que le Code de conduite du MOOC interdit de donner aux autres les solutions !
SommaireI. Prise de notes et questions sur le cours
Chapitre 1 : Fixer et négocier les objectifs d’un projet
Tableau des acteurs d’un projet
Analyse forces-faiblesses ou matrice FFOM/SWOT
Voici un exemple d’une analyse SWOT:
Cycle d’action ou roue de Deming (PDCA)
Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces
Il faut donc qu’elles soient efficaces
L’efficacité d’une réunion repose sur deux personnes
Exercice de mise en œuvre S2V3
Contenu d’un compte-rendu de projet :
Conseils sur les comptes-rendus (CR)
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
La phase de démarrage du projet repose sur 3 outils de base qui sont :
La fiche de définition d’un projet
Exercice de mise en œuvre S2V5
Chapitre 5 : Le cycle de projet
Le cycle de vie d’un projet (voir formation “planification et pilotage de projet)
II. Pour approfondir : réflexion et questions
III. Les lectures que vous recommandez
IV. Pour approfondir : les synthèses extraites des forums de discussion
V. Pour approfondir : vos suggestions d’amélioration
Il s’agit dans ce chapitre de décrire les démarches/outils basiques d’organisation i.e. ce qui est vraiment utile quelle que soit la taille du projet => petits projets ET phases de démarrage de projets plus avancés
C’est l’objet de ce cours:
Ce sera l’objet du cours de la semaine prochaine :
Avant de se lancer dans la gestion de projet avancée, traiter de l'essentiel :
- définir et négocier des objectifs avec les bonnes personnes
- organiser rapidement une équipe
- formaliser les décisions
- vérifier que les actions sont efficaces.
Seront traités:
Au démarrage d’un projet, il faut définir les différents acteurs du projet en répondant à la question : Qui négocie les objectifs d’un projet ?
Négocier les objectifs d’un projet, c’est discuter avec tous ces acteurs lors de la phase de démarrage.
Voir la formation “Analyse stratégique des projets”, qui traite des dynamiques et des enjeux entre les acteurs : Elle aborde le côté “politique” des projets et l’interaction entre les acteurs. Cela permet de prévoir, d’anticiper et de gérer le projet tenant compte des réactions des différents acteurs.
Aide à la définition de l’objectif et à la stratégie du projet. Sert à analyser la pertinence et la cohérence du projet en prenant en compte tous les facteurs.
Il s’agit de remplir les 4 cases repérées par les lettres S,W,O et T.
Éléments positifs (pour atteindre le projet) | Éléments négatifs (pour atteindre le projet) | |
Origine Interne au projet (organisationnelle) | Forces S (en anglais Strengths) | Faiblesses W (en anglais Weaknesses) |
Origine Externe (origine=environnement) | Opportunités O (en anglais Opportunities) | Menaces T (en anglais Threats) |
La matrice SWOT est un modèle élaboré vers 1960 et elle est traitée lors de la 1ère réunion pour faire l’inventaire des différents éléments du projet pour décider de son démarrage ou pas. Il y a lieu de la remettre à jour régulièrement.
D'après la définition de Wikipedia, le modèle SWOT n’est pertinent qu’au niveau d’un Domaine d'activité Stratégique (DAS).
Le diagnostic stratégique d’une entreprise est un nouveau SWOT et non une synthèse des SWOT de ses Domaines d’Activité Stratégiques. En effet chaque DAS est un ensemble homogène de biens et services répondant à un marché avec une stratégie concurrentielle spécifique. Un DAS est soumis à des contraintes environnementales qui lui sont propres et qu’on ne peut pas homogénéiser (ex: contraintes douanières pour certains produits et pas d’autres).
Pour approfondir: https://fr.wikipedia.org/wiki/SWOT_(m%C3%A9thode_d%27analyse)
http://www.marketing-strategie.fr/2010/05/15/10-conseils-pour-reussir-lanalyse-s-w-o-t/
Source: http://ticri.univ-lorraine.fr/tp-intd.fr/index.php/Le_livre_num%C3%A9rique
P = Planifier D = développer C = Contrôler A = Ajuster
Le cycle d’action PDCA est une méthode utilisée pour situer les différentes étapes à suivre pour améliorer la qualité dans une organisation.
Cycle d’action ou Roue de Deming (au nom de celui qui a popularisé la méthode en 1950, son inventeur est Walter A. Sheurart) définit que chaque projet a un cycle qui a pour étapes :
Exemple de tableau PDCA:
Un autre exemple où le projet à traiter est mentionné au centre du PDCA:
Outil principal pour négocier ou renégocier un objectif en cours de route.
Un projet (livrable) est un compromis entre les 3 éléments (3 côtés du triangle) et peut être visualisé par un point dans le triangle.
! Attention “scope” est différent de “quality”
Un livrable est caractérisé par les 3 éléments:
Le triangle sert à visualiser l’impact d’une modification d’une des exigences sur les deux autres. Il sert donc à renégocier les objectifs avec le commanditaire. Aller plus vite cela coûte plus cher, ou cela oblige à renoncer à certaines fonctions du projet (qualité).
C’est un outil qualitatif, une métaphore; le chiffrage et le calcul ne sont pas possibles. C’est plutôt un outil de dialogue avec le commanditaire (client ou MOA).
Un autre exemple de Triangle QCD :
L’état du projet a été négocié avec le client au lancement du projet. Il a un degré de qualité, de coût des ressources et de délai de finalisation (il est représenté par un point bleu sur le schéma). Si le client souhaite maintenant diminuer le délai, il faut lui expliquer que le point va se déplacer dans le triangle, et pour un coût équivalent la qualité des livrables sera moins bonne (en rouge sur le schéma); pour avoir une qualité équivalente, il faudra avoir des ressources en plus et cela coûtera plus cher (en vert sur le schéma)
Exemple : la fête annuelle d’une école
… faire varier les données et partager vos travaux
Pour trouver des exemple et partager la photo de vos tableaux des acteurs, matrice SWOT, PDCA => [GdP] Partage des PDCA et SWOT..
Les réunions sont-elles utiles ? Pour prendre conscience de l’impact des réunions on peut en calculer les coûts.
Coût d’une réunion = coût salarial horaires X nombre de participants X durée de la réunion + coût des moyens mobilisés (salle, matériels de présentation, photocopies….) |
> avant de commencer = balayer les objectifs
C’est-à-dire :
1) L’animateur = il organise, gère le temps, ordonne le traitement des sujets. Il est responsable de l’organisation de la réunion et gère le temps lors de la réunion. Responsable de la productivité de la réunion.
2) Le secrétaire = il formalise, rédige ce qui a été décidé et envoie le compte-rendu aux participants de la réunion et aux absents.
Le Compte-rendu doit déboucher sur des objectifs d’actions précis à suivre notamment à travers l’outil très efficace :la ToDo List.
Pour vérifier l’efficacité d’une réunion : voir check-list
Il existe 4 types de réunion:
1.Réunion technique
2.Réunion de chantier
3.Réunion d’avancement
4.Stand-up meeting
C’est la réunion où on présente un rapport et on reçoit une évaluation ;
(peut se comparer p.e. à la soutenance d’un mémoire)
Le terme de réunion de chantier peut souvent être remplacée par “comité de pilotage".
On peut également parler de “Comité de Projet”.
4. Stand-up meeting (réunion éclair / informelle/en bref) et régulière)
Toutes les réunions sont suivies d’une trace écrite / d’un compte-rendu dans les 48 heures. Le compte-rendu peut-être plus ou moins détaillé.
Lorsque le compte-rendu nécessite la validation de son contenu par les participants de la réunion, il est possible de proposer “l’approbation par défaut”.
Suite au projet “fête de l’école” du chapitre 1, Préparez la réunion de lancement du projet :
Quelles autres réunions à organiser ?
Le compte-rendu est une synthèse.
Un modèle de compte-rendu : modèle de compte-rendu
But = résumé des discussions, des échanges, des décisions prises et des actions lancées.
Certains comptes rendus (CR) sont formalisés notamment pour les conseils d’administration (CA), comité d'entreprise (CE), assemblée générale (AG ordinaires, extraordinaires, d’actionnaires) etc.
Un compte-rendu est une synthèse des discussions, des informations échangées et des décisions prises. La transcription du mot à mot n’est pas interdite mais doit être très rare ou circonstancielle.
Cependant, il existe un type de compte-rendu où l'on note tout ce que l'on dit. Il s’agit des “minutes” : Le secrétaire de ce type de réunion rend les minutes de l’assemblée, ces minutes reprennent la transcription (verbatim) dans l’ordre de la réunion, on parle aussi de procès verbal.
Liste de diffusion (y compris les absents)(Toutefois cette liste peut comprendre d’autres destinataires comme le Directeur de Projet, Chef de Projet, Directeur …)
description | responsable | délai | livrable | validé par |
Le compte rendu peut-être en format texte ou sous forme de carte conceptuelle ou heuristique, mind mapping.
Source: https://goo.gl/U9JyMR
Cohérence : Utiliser un modèle simple et standard pour un même projet ou un document unique partagé avec gestion de version (en anglais Versionning). Il s’agit de reprendre le même type de compte-rendu pour toutes les réunions du projet.
Objectifs clairs et détaillés : responsables, livrables à fournir, dates, charge de travail.
Suivi : compte-rendu commence par le suivi du compte-rendu précédent et les objectifs définis alors. Ajuster par rapport au plan d’action précédent ; le PDCA est un bon outil pour cela.
Simplicité : enchaîner les comptes-rendus les uns à la suite des autres, sur un même document partagé. Permet la saisie en live + les commentaires/questions des participants.
Rapidité d’action : le compte-rendu doit être fait et envoyé sous 48h. Idéalement le faire en même temps que la réunion. S’il faut gagner du temps, on peut choisir de demander l’approbation par défaut pour permettre la validation du compte-rendu.
Différents modèles sont possibles. (cf fiches pratiques de gestion de projet)
Il est possible aussi d’utiliser le mind mapping :
Exercice de mise en œuvre S3V4
En lien avec le projet identifié précédemment mettez au point un modèle de CR
Au préalable : cadrage précis QQOQCP et analyse SWOT
Qu’est-ce c’est qu’un bon objectif (MALIN/SMART) : |
Spécifique / Mesurable / Accepté / Réaliste & Ambitieux / Temps
S | Spécifique : simple, concis, précis, clair (ne demandez pas “d’être moins fermé”, mais de prendre la responsabilité de tel travail collectif ou d’animer telle réunion). L’objectif ne doit pas être interprétable, ambivalent, ambigu. |
M | Mesurable : vérifiable, quantifiable, chiffré (ne pas dire “diminuer l’absentéisme” mais dire plutôt “réduire l’absentéisme de 15 %”) |
A | Accepté : On n’impose pas un objectif à quelqu’un, on l’aide à le proposer “comment d’après vous...? ” |
R | Réaliste et Ambitieux : Trop facile => pas motivant / Trop dur => échec, découragement |
T | Temporel : (défini dans le temps) “Pour le…” Date, échéance |
Avant de fixer un objectif, il faut s’assurer au préalable que son contexte est bien compris, grâce à l’analyse SWOT ou grâce au QQOQCP. (QQOQCP, signifie Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?, on ajoute souvent à cette liste mnémotechnique un "Combien ?", qui permet également de quantifier les problèmes.)
Elle présente le projet, en 6 grandes parties:
Modèle de Fiche de définition de Projet : http://goo.gl/rJm3P6K
La Todo list doit contenir les tâches à effectuer, le responsable de la tâche et les dates des livrables auxquels on peut ajouter la priorisation, les méthodes de validation des tâches, le % d’avancement (avec la date de mise à jour) :
Organigramme méthode GTD (source: Wikipedia)
Compléments possibles : les ressources (hommes, matériel), la priorisation, les méthodes de validation des tâches, le statut retard (Y/N), le % d’avancement (avec la date de mise à jour).
Modèles de documents ici.
En lien avec le projet identifié précédemment, rédiger :
Au début d’un projet, réflexion sur la fiche de Définition du projet, établissement de la matrice (SWOT), se fixer un objectif (SMART), des actions à entreprendre pour atteindre l’objectif par utilisation du cycle (PDCA)…
Puis une longue période se déroule entre le lancement et le moment où on attend les résultats : Il s’agit de la période pendant laquelle on reste aveugle sur la progression du projet avant d’arriver aux objectifs SMART, on ne visualise pas l’avancement du projet. C’est le tunnel.
Attendre la sortie du tunnel c’est le moyen d’avoir de mauvaises surprises.
Pour éviter l’effet tunnel, on choisit de se fixer des objectifs intermédiaires : le jalonnement.
Fixer des objectifs intermédiaires (ou jalonnement) afin de nous faire éclaircir le tunnel, au fur et à mesure de l’avancement du projet jusqu’à l’atteinte des objectifs.
Faire des PDCA pour chaque sous-objectif (jalon) fixé selon SMART.
Différentes phases et documents qu’on y établit:
Définition | Montage | Exécution/réalisation | Clôture |
1-Objectifs gaux | 1 - C. des Charges | Suivi/pilotage (éviter l’effet tunnel) | 1-Livraison/transfert |
2-Fiche de Déf. | 2-Lots de travail | 2-Modifs CdC (penser au triangle qualité-coût-délai) | 2-Formation MOA |
3-CRendu / Todo list | 3-Responsabilités | 3-Gestion des risques | |
4-Planning | 4-Prototypage, tests | 4-Réaffectation des ressources sur d’autres postes | |
5-budget /ressources |
On peut se passer de la phase de montage dans le cas de petits projets vu que les documents de la phase de DÉFINITION sont suffisants.
Finalement, les outils traités cette semaine sont relatifs à la phase de DÉFINITION: 1/Tableau des acteurs, 2/Matrice SWOT, 3/Méthode SMART, 4/Cycle d’action PDCA et 5/Triangle qualité-coût-délai.
En travaillant sur le projet choisi dans la semaine 1 ,
Jalonner : Découper un objectif final en sous-objectifs, avec pour chacun une date.
Outre les jalons, citez au moins deux autres manières de sortir de l’effet tunnel ?
Vous pouvez suggérer ici d’autres questions mais pour y répondre ce n’est pas sur ce document => rendez-vous sur le fil de discussion prévu
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