O fim do ano está chegando e, em muitos laboratórios, os gestores gostariam de tirar um período de férias para descansar. Porém, sempre fica a preocupação de deixar o laboratório, e saber como ficarão seus relacionamentos, ou se a qualidade do atendimento vai decair.
Primeiro de tudo, vale salientar que tirar uma folga é essencial, mesmo para aqueles gestores que eventualmente realizam simultâneas tarefas dentro do laboratório. O empreendedorismo carrega um estigma de que é errado tirar férias, mas essa sensação na verdade é consequência das tarefas que muitas vezes deixamos de entregar em dia por conta da desorganização ou dos prazos muito curtos.
Para colocar as ideias em ordem e ganhar um pouco mais de fôlego e ânimo, aumentando até mesmo a produção, é importante descansar e tirar um tempo para a família ou para ler aquele livro cheio de pó que está na cômoda da cama há mais de seis meses. Para aqueles que não conseguem parar, “descansar” pode significar uma viagem legal para um lugar diferente. No fim, não importa como você vai tirar esse tempo, mas sim que reserve um período na agenda, com certa periodicidade, para refrescar as ideias.
No post de hoje, apresentaremos dicas de como sustentar a produtividade e a qualidade do laboratório enquanto você estiver fora!
1. Planeje suas férias com antecedência
Para que você tenha condições de manter a ordem dentro do laboratório, é crucial planejar o período que você passará fora com bastante antecedência, para você e sua equipe (incluindo até mesmo fornecedores) se prepararem para sua ausência. Dessa forma, as chances de você acumular tarefas e de seus colaboradores se perderem na condução das atividades vão diminuir.
2. Tenha substitutos de confiança treinados
Essa é uma dica especial para os gestores que adotam o estilo centralizado de gestão. Se você reúne muitas tarefas em si mesmo, e não tem ninguém de confiança que possa replicar suas atividades durante a ausência, dificilmente você vai tirar um tempo mais estendido de férias.
Quando os funcionários estão acostumados com um gestor que faz tudo, e que não passa nada adiante, a tendência é que eles se percam facilmente e não parem de ligar para você para saber como proceder.
Para obter melhores resultados, prepare um treinamento antes de sair de férias, acompanhe a equipe desempenhando as suas funções para que se sintam mais seguros e possam tirar dúvidas com você, caso necessário.
Não esqueça de conceder mais autonomia para seus substitutos. De nada adianta eles terem o conhecimento e a prática, mas não terem liberdade para resolver as situações, que vão ficar enroladas até você voltar.
3. Acima de tudo, escolha um encarregado
Você pode ter vários substitutos, mas deve escolher alguém como encarregado principal. Torne essa informação pública para todos, e comunique aos colaboradores você mesmo. Isso vai tirar a sensação de “terra sem lei” dos funcionários enquanto você estiver fora, e eles vão tender a manter o ritmo e a percepção de autoridade no seu escolhido.
Alguns gestores, na correria para as férias, esquecem de comunicar a autoridade substituta para os demais. Nesse caso, nem todos os funcionários podem entender que seu escolhido tem autoridade, e podem não obedecê-lo ou, pior, não respeitá-lo.
4. Documente suas principais atividades e monte o “plano de contingência”
Essa dica serve tanto para férias, quanto para saídas extraordinárias da gestão para resolver problemas pessoais, como uma ida ao médico, banco ou, até mesmo, uma virose inesperada que peça uns dias de cama.
Mantenha uma pasta online, ou um caderno físico, como preferir, com o resumo de como você realiza suas principais atividades de gestão para os funcionários consultarem, caso necessitem. Você pode seguir o modelo de POP’s de qualidade que a área técnica já está acostumada a usar.
Mostre aos funcionários substitutos como utilizar o seu manual de atividades. Com isso, os funcionários têm mais condições de resolverem problemas com sucesso na sua ausência.
Para as ausências mais longas, crie um “plano de contingência”. Pense e escreva as piores situações que podem acontecer com o laboratório enquanto estiver fora e apresente soluções para elas, de forma que seus colaboradores possam resolver rapidamente esses casos extremos.
Planeje o melhor, mas prepare a equipe para o pior (mesmo que não aconteça nada!).
5. Pague suas contas antes
Para evitar surpresas desagradáveis e multas sem necessidade, pague as contas do laboratório antecipadamente, mesmo que você volte antes do prazo de vencimento. Pode ser que você queira descansar um tempo a mais do que o planejado e, ao deixar contas pendentes, você terá um impeditivo. Dessa forma, o fluxo de caixa do laboratório não terá surpresas e ligações desesperadas solicitando aporte para cobrir um pagamento de fornecedor.
6. Reserve dias e horário específico para que os colaboradores contatem você
Com o advento do whatsapp no trabalho, mesmo que seus funcionários não liguem para o seu número, pode ser que você seja bombardeado diariamente por mensagens, e seu descanso se torna um pesadelo.
Quando se tem um negócio como um laboratório, dificilmente você irá se ausentar 100% das atividades de gestão (e nem é indicado que se faça isso). Mas você pode combinar horários em que estará disponível para resolver problemas gerais, responder e-mails importantes e dar atenção para possíveis problemas maiores. Isso vai ajudar seus funcionários a ficarem mais calmos na sua ausência também.
Instrua seus colaboradores a ligar por telefone apenas em casos emergenciais, em que sua presença seja realmente necessária.
7. Relaxe! O laboratório vai ficar bem
As vezes pensamos que o laboratório vai desmoronar se ficarmos fora, mas a verdade é que se você organizar direitinho, ele vai funcionar bem sem você.
Esperamos ter ajudado você a ter férias mais agradáveis!
