پرینتر لیبل زن دفتری جهت چاپ اطلاعات و بارکد کالا ها بر روی برچسب یا لیبل در فروشگاه ها و دفاتر اداری و تولیدی مورد استفاده قرار می گیرد ، دستگاه پرینتر لیبل که امروزه بسیار مرسوم شده است با عنوان دستگاه بارکد پرینتر و لیبل پرینتر نیز معرفی می گردد ، روش بسیار آسان و سریع جهت ثبت اطلاعات مربوط به کالای تولید شده و یا تغییر اطلاعات کالای وارداتی به دلخواه وارد کننده یا ارائه دهنده می باشد که توسط ریبون و کاغذ پشت چسب دار که در انواع گوناگونی تولید می گردد قابل استفاده است ، مواد مصرفی دستگاه لیبل زن بسیار ارزان قیمت بوده و به راحتی قابل تهیه می باشد و نوع ریبون که رنگ چاپ بر روی برچسب است بر اساس ماندگاری و نوع لیبل مورد مصرف تعیین می گردد و دستگاه لیبل زن دفتری قادر است که با هر نوع لیبل و ریبون نظیر ریبون رزین ، ریبون وکس و ریبون وکس رزین چاپ را انجام دهد ، دستگاه پرینتر برچسب در مدل دفتری برای مصرف کارخانه ای نیز مناسب بوده البته برای تیراژ نسبتا متوسط می توان از لیبل پرینتر دفتری به عنوان لیبل پرینتر صنعتی نیز استفاده کرد .
پرینتر لیبل زن دفتری از نظر نوع مکانیزم چاپ به سه دسته تقسیم می گردد که دسته اول مکانیزم چاپ حرارتی می باشد که مواد مصرفی آن نیز شامل لیبل حرارتی بوده و در این نوع لیبل زن نیازی به ریبون نیست و ماندگاری چاپ بر روی لیبل طولانی مدت نخواهد بود ، مکانیزم چاپ دوم ، مکانیزم انتقال حرارتی است که از طریق انتقال حرارت از ریبون به برچسب کاغذی و انواع لیبل های دیگر است که ماندگاری بالاتری نسبت به مکانیزم حرارتی دارد و بنا بر نوع ریبون مصرفی و نوع لیبل ماندگاری همیشگی بدون پاک شدن یا کم رنگ شدن نیز دارند ، مکانیزم سوم ، مکانیزم حرارتی و انتقال حرارتی است که دستگاه چاپگر لیبل هر دو مکانیزمی که به اختصار توضیح داده شد را در یک سیستم دارد و کاربر با انتخاب نوع برچسب و داشتن و یا نداشتن ریبون روش چاپ را تعیین می نماید .