CENTRO SERVIZI BIBLIOTECARI DI AREA GIURIDICO-ECONOMICA – REPORT 2010 Report delle attività biblioteconomiche collegate alla gestione 2010 del Centro Servizi Bibliotecari di Area Giuridico-Economica
Vincenzo D’Aguanno – Responsabile CSB AGE 24/01/2011
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Sommario Introduzione ................................................................................................ 2 Il personale ................................................................................................. 3 La catalogazione ......................................................................................... 4 I servizi di prestito e consultazione.............................................................. 6 La gestione dei periodici............................................................................. 7 I servizi di document delivery e prestito interbibliotecario......................... 8 Il reference ................................................................................................ 10
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CENTRO SERVIZI BIBLIOTECARI DI AREA GIURIDICO-ECONOMICA – REPORT 2010 Introduzione Nel corso dell’anno 2010 il Centro di Servizi Bibliotecari (CSB) di Area GiuridicoEconomica, pur non avendo avuto come riferimento una relazione programmatica delle attività da svolgere nel corso dell’anno 2010, ha portato a termine svariate operazioni biblioteconomiche, che hanno migliorato la qualità dei servizi di base e dato sempre maggiore visibilità al patrimonio librario. I diversi settori interessati sono quelli proposti nel sommario iniziale e rispecchiano la quasi totalità delle aree di intervento e competenza del CSB, sia nei confronti dell’utenza (servizi di front-office), sia sul versante biblioteconomico interno (servizi di back-office). Pur essendosi registrata una forte contrazione delle risorse finanziarie disponibili a livello di Sistema Bibliotecario di Ateneo e delle singole strutture Dipartimentali afferenti al CSB, le ripercussioni dirette sull’utenza sono state contenute, grazie alla disponibilità del personale bibliotecario e ad azioni di integrazione delle risorse normalmente disponibili tramite acquisizioni attuate attraverso modalità quali il reperimento di articoli in copia (document delivery), l’accesso a monografie tramite il prestito interbibliotecario, la partecipazione a sistemi cooperativi di collaborazione e scambio tra Biblioteche (ACNP, NILDE e ESSPER). E’ significativo, a tal proposito, il dato che si evince dallo stato delle transazioni in entrata/uscita gestite tramite il sistema NILDE. Nei primi sei mesi dell’anno 2010 sono stati ultimati i lavori relativi alla realizzazione di un punto per l’accesso ai servizi bibliotecari per studenti con diverse abilità. Tali lavori, realizzati su finanziamento CUDARI ma seguiti in fase organizzativa e realizzativa dal responsabile del CSB di Area Giuridico-Economica, hanno comportato l’impegno di tutto il personale nello spostamento di parti significative della Sala Consultazione e nell’avvio di un processo di ricollocazione dei materiale presenti in Sala. In concomitanza di tali lavori, sono stati inoltre attuati importanti lavori di cablaggio e completamento degli impianti di trasmissione dati della Sala, attraverso l’installazione di un armadio di rete; è stato migliorato il comfort lavorativo del personale addetto al Banco del Prestito, attraverso l’installazione di due termoconvettori per il condizionamento dell’area di ingresso alla Sala, fino ad oggi non coperta degli impianti preesistenti; è stato installato presso lo spazio di ingresso un monitor collegato al sistema informativo di Ateneo. Si ritiene importante, inoltre, anche il dato di stima riguardante i flussi di utenza nella Sala Consultazione e prestito del CSB di Area Giuridico-Economica. Il dato non
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24/1/2011 contiene specificazioni riguardo le diverse tipologie di utenza: deve comunque essere evidenziato che nel corso dell’anno 2010 il carico di presenze è sicuramente aumentato, poiché ad oggi la Sala consultazione viene regolarmente utilizzata, al momento per motivi di studio (non essendovi presenti materiali specificatamente rilevanti) dagli studenti dei Corsi di laurea in Scienze motorie e in Discipline infermieristiche. Da ultimo, ma certamente di non secondaria importanza, si segnala la rilevazione riguardante i prestiti e le consultazioni effettuate nel corso del 2010.
Il personale Il personale del CSB di Area Giuridico-Economica continua a constare di 8 unità, di seguito elencate:
D’Aguanno Vincenzo Cimmino Fulvia Donatella Biagio Franco Miale Francesco Papa Carla Purcaro Mario Ricci Rossella Sinagoga Antonella
D/D2 C/C2 C/C2 C/C2 C/C2 C/C1 D/D1 C/C4
Area Biblioteche Area Biblioteche Area Tecnica Area Biblioteche Area Amministrativa Area Biblioteche Area Biblioteche Area Biblioteche
Nel corso dell’anno 2010 il personale in questione è stato sufficiente per continuare a garantire l’apertura del servizio con orario continuato 09.00-17.30 dal lunedì al giovedì, così come ormai attuato a far tempo dall’anno 2009. Nel corso dell’anno 2010 la Sala Consultazione è quindi rimasta disponibile all’utenza per un totale di ca. 1650 ore, con una media settimanale di 38,5 ore. Con tre unità dedicate a tempo pieno alla Sala Consultazione e con le restanti unità impegnate nei servizi di back-office e, parzialmente, nella rotazione a garanzia di copertura dell’orario continuato e delle sostituzioni in caso di assenza dei colleghi impegnati nella Sala, si ritiene che la configurazione attuale possa garantire stabilità nel breve-medio periodo. Nel corso dell’anno 2010 sono state effettuate le seguenti attività formative: Presentazione banche dati “EBSCOHOST” – tutto il personale Presentazione banca dati citazionale “SCOPUS” – tutto il personale Corso di formazione NILDE4 – Antonella Sinagoga Corso di aggiornamento sulla “Classificazione decimale Dewey 22. Edizione – Carla Papa, Rossella Ricci Corso di aggiornamento sul “Nuovo Soggettario” – Rossella Ricci ForumPA – Carla Papa Conferenza Internazionale InSite 2010 – Vincenzo D’Aguanno
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La catalogazione Nonostante l’ormai progressiva riduzione dei fondi disponibili, le attività di immissione in OPAC delle descrizioni di materiale bibliografico non hanno subito riduzioni nemmeno nel corso dell’anno 2010. Infatti, nel corso di quest’anno risultano effettuate 391 nuove catalogazioni, in aumento rispetto alle 345 dell’anno 2009. L’operatività del settore, che resta ancora di primaria e vitale importanza per la messa a disposizione dell’utenza dei materiali bibliografici presenti presso il CSB, è legata anche alle perduranti necessità di recupero di settori di patrimonio bibliografico non correttamente descritti in catalogo e, per questo motivo, difficilmente accessibili all’utenza. In particolare, è l’Area Giuridica che ancora risente di un pregresso negativo in termini di qualità dei dati riversati originariamente in Aleph500: per questo motivo, sono continuamente necessari interventi di recupero e correzione dei dati bibliografici relativi a monografie disponibili presso la Sala Consultazione.
Nonostante l’ormai progressiva e apparentemente inarrestabile riduzione dei fondi disponibili le attività di immissione in OPAC non hanno subito riduzioni nemmeno nel corso dell’anno 2010
Si stanno parallelamente attuando interventi di revisione nel settore delle enciclopedie e delle collane: in questo caso, si procede alla revisione completa “libro alla mano” dei records presenti in OPAC, attraverso azioni di miglioramento della descrizione catalografica ma, soprattutto, tramite una corretta ricostruzione dei legami “padre/figlio” tra i records che, ad esempio, riguardano la catalogazione di una enciclopedia. Tale operazione, apparentemente di scarsa importanza per il lettore non esperto, permette invece di ottenere la visualizzazione corretta in OPAC dell’opera interessata, con notevole vantaggio in termini di qualità del risultato della ricerca effettuata.
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24/1/2011 La presenza del link “Crea un set per i record collegati”, permette infatti all’utente che effettua la ricerca in OPAC di avere immediatamente disponibile l’insieme dei volumi che compongono l’opera, con l’indicazione puntuale dei titoli di ognuno di essi.
Lo stesso dicasi per le numerose collane presenti nell’Area Giuridica, che abbisognano in parallelo di interventi di normalizzazione della copia o di catalogazione completa per tomi purtroppo non ancora esistenti a catalogo, per le ragioni prima richiamate.
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I servizi di prestito e consultazione Dal mese di gennaio 2010 i servizi di prestito del materiale librario (monografie, opere in continuazione) vengono erogati esclusivamente attraverso la procedura informatizzata di circolazione del software Aleph500.
Nel corso dell’anno 2010 sono stati effettuati 1464 prestiti di materiale librario, al 71% effettuati da studenti iscritti a corsi di laurea triennale
La procedura consente l’erogazione del prestito con rapidità e attraverso un sistema di identificazione dell’utente legato alla presenza dello stesso nel database ufficiale di Aleph500, aggiornato di anno in anno con i dati provenienti dal sistema di gestione delle segreterie studenti.
Nel corso del 2010 sono stati erogati n. 1464 prestiti ad utenti del nostro CSB. La distribuzione dei prestiti vede una sostanziale equidistribuzione dei prestiti (n. 756 nell’Area Giuridica e n. 708 nell’Area Economica). Per quanto riguarda le tipologie di utente riconosciute dal Sistema ed accedenti al prestito, è prevalente quella dello studente di laurea triennale (che con 1050 prestiti assorbe ca. il 71% delle transazioni effettuate). Seguono poi gli studenti della laurea specialistica (176 prestiti) e quelle dei docenti (con 80 prestiti). A ruota il personale tecnico-amm.vo (74 prestiti) e poi a chiudere i dottorandi (con 40 prestiti), i contrattualizzati esterni (34 prestiti) e gli studenti Erasmus (7 prestiti). Per quanto riguarda le consultazioni, le ricevute staccate dai blocchetti cartacei ammontano complessivamente a 1361, con un dettaglio di Area che vede 947 ricevute per i materiali della Giuridica e 414 per quelli dell’Economica. Le ricevute non riportano esclusivamente consultazioni singole, ma molto più spesso riguardano uscite multiple di materiali. Stimando prudenzialmente una media di 2.5 consultazioni per ricevuta, si può contabilizzare una circolazione di almeno 3400 documenti. Da ultimo, è disponibile una rilevazione degli accessi alla Sala di consultazione, collegata Gli accessi unici alla alle antenne del sistema antitaccheggio poste sull’ingresso principale: al termine dell’anno 2010 Sala consultazione nel il sistema, attivato nel 2005, registrava un dato corso del 2010 sono numerico pari a 556000 passaggi. La differenza tra il dato iniziale 2010 (403650) e quello finale dello quantificabili in ca. stesso anno, è pari a 152350. Per rendere più 19000 attendibile questo dato, tenendo conto della necessità di dover contabilizzare sia il passaggio in entrata che quello in uscita, sia ingressi multipli dello stesso utente, si è quindi proceduto a ridurre prudenzialmente di 8 volte la cifra suddetta: il coefficiente è superiore a quello consigliato dai produttori del sistema, che di norma usano una riduzione con coefficiente 6. Effettuata tale operazione, è quindi possibile quantificare in ca. 19000 gli accessi unici alla Sala: se si considera un’apertura del servizio su 11 mesi continuativi, la media mensile degli accessi è dunque pari a ca. 1750. Volendo porre a 20 i giorni utili mensili, la media degli accessi giornalieri è di ca. 90 utenti.
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La gestione dei periodici Nell’ambito delle attività legate alla gestione del servizio periodici in abbonamento, l’obiettivo principale dell’anno 2010 era legato, oltre all’implementazione definitiva delle gestione abbonamenti in Aleph500, all’immissione di fascicoli relativi da annate pregresse nel sistema di gestione.
Sono stati inseriti in Aleph500 tutti i fascicoli dei periodici di Area Giuridica, a partire dall’anno 2005.
Dall’esperienza quotidiana con l’utenza presso il Banco del prestito, si è rilevato come il maggior flusso dei periodici sia quello relativo all’Area Giuridica, con un significativo tasso di utilizzazione dei materiali presenti in Sala sia da parte dei docenti che da parte degli studenti.
In seguito alla suddetta rilevazione, si è deciso di procedere prioritariamente all’inserimento in OPAC dei titoli in abbonamento presso l’Area Giuridica, attuando al contempo una revisione dei dati catalografici. Il record è stato integrato con un link diretto alla scheda del Catalogo Nazionale Periodici (ACNP) del nostro CSB: in questo modo l’utente ha a disposizione un link immediato alla situazione aggiornata dell’abbonamento, nonché dati bibliografici corretti e verificati per la citazione del periodico in bibliografia. Per ogni periodico si è quindi provveduto ad aprire una scheda di sottoscrizione, con una modalità iniziale che prevede il recupero e l’immissione dei singoli fascicoli relativi alle annate che vanno dal 2005 a quella corrente. I risultati di tale lavoro sono oggi visibili in OPAC e permettono l’avvio dell’uso del sistema gestionale Aleph500 anche per la gestione della consultazione dei fascicoli, con la progressiva eliminazione dei registri cartacei di consultazione, che si aggiunge a quella già effettuata dei registri di prestito, già effettuata ed a regime dal mese di gennaio 2010.
Tra i lavori inerenti il settore periodici vanno senz’altro computati quelli relativi alla partecipazione del CSB di Area Giuridico-Economica all’Associazione ESSPER. Tali attività sono collegate all’inserimento dello spoglio di 9 testate (Acqua e aria, Agribusiness paesaggio e ambiente, Archivio storico italiano, Bollettino della Società
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24/1/2011 Geografica Italiana, Il fallimento, Food, Industrie alimentari, Quaderni storici, Qualità), attività che nel corso dell’anno 2010 ha comportato l’inserimento di 192 articoli.
I servizi di document delivery e prestito interbibliotecario I servizi di document delivery e prestito interbibliotecario del CSB di Area Giuridico- Economica hanno da sempre costituito uno degli elementi su cui più significativo è stato l’investimento in termini di personale e mezzi. Tale scelta è stata solo in parte dovuta a necessità contingenti (legate, ad esempio, alla progressiva diminuzione dei titoli in abbonamento dovuta al processo di contrazione dei fondi disponibili a livello Dipartimentale), ma soprattutto legata a precise scelte di lavoro cooperativo e collaborativo con altre Biblioteche di Area, che hanno da sempre visto il CSB di Area Giuridico-Economica in prima linea (ESSPER, NILDE, ACNP). Dal gennaio 2010 una unità di personale è dedicata quasi a tempo pieno alla gestione del servizio in questione, avviato negli anni precedenti: l’integrazione delle capacità professionali locali con nuovi sistemi di gestione delle procedure hanno prodotto dal 2009 un aumento esponenziale delle richieste gestite, così come si può evincere dai grafici seguenti.
Document Delivery Transazioni totali 1000 800
210 150 Document Delivery Entrata
600 400
671
790
Document Delivery Uscita
200 0 2009
2010
Le transazioni totali gestite dal Servizio sono passate dalle 750 del 2009 alle 1000 del 2010, con un incremento del 30%. Gli utenti che hanno utilizzato il Servizio sono passati dai 104 del 2009 ai 146 del 2010. Nell’ambito della partecipazione al Sistema NILDE (Network Inter-Library Document Exchange – progetto dal nome inglesizzato ma elaborato e sviluppato in Italia dalla Biblioteca dell’Area CNR di Bologna), sono stati tracciati e gestiti 784 ordini, con una differenza in aumento di ca. l’8% rispetto ai 732 del 2009.
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NILDE - Andamento ordini Totale Ordini Inviati 644
632
140
100
2009
2010
In termini di pagine scambiate, si è passati dalle 8367 del 2009 (di cui 6486 ricevute e 1097 fornite) alle 8705 del 2010. Si sottolinea come anche in questo Servizio si siano adottate politiche di contenimento dei costi di gestione, attuando nella quasi totalità dei casi modalità di gestione del processo in formato elettronico, attraverso l’uso di strumenti quali la posta elettronica e la scansione dei documenti in formato pdf. Da ultimo, va anche sottolineato il costante riutilizzo su entrambe a facciate delle copie effettuate per la gestione delle richieste in uscita.
NILDE - Pagine scambiate Totale pagine ricevute
Totale pagine fornite
7123
6486
1582
1097
2009
2010
Per quanto riguarda il prestito interbibliotecario, i dati evidenziano una significativa contrazione dei prestiti effettuati nel 2010 (54) rispetto a quelli effettuati nel 2009 (82). Si ritiene che tale contrazione sia principalmente collegata alle modalità di
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24/1/2011 erogazione del servizio: infatti, fino al 2009 lo stesso era completamente gratuito e senza oneri per l’utente, mentre dal 2010 il servizio viene erogato con compartecipazione alla spesa. L’utente sostiene le spese richieste dalla Biblioteca concedente il prestito (di norma oscillanti tra i 5 e i 10 €), mentre il Sistema Bibliotecario di Ateneo copre quelle di restituzione (in media ca. 3 €).
Prestito Interbibliotecario in uscita 82 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0
54 Prestito Interbibliotecario Uscita
2009
2010
Il reference Il servizio di reference è l’insieme delle attività svolte in una biblioteca perché i bisogni informativi e conoscitivi della propria utenza di riferimento siano soddisfatti. Queste attività riguardano l’organizzazione e l’accesso, la valutazione delle risorse informative (reference sources), ma soprattutto l’ assistenza e consulenza all’utenza finale nel recupero delle informazioni allo scopo di superare il suo gap cognitivo. Nel linguaggio della biblioteconomia italiana viene tradotto come servizio di informazioni. Il reference service è definito anche come un processo di comunicazione interpersonale che ha lo scopo di procurare un’ informazione a chi ne ha bisogno sia direttamente, sia indirettamente. Nell’ambito delle attività di reference vengono quindi ricomprese le diverse tipologie di contatti avuti con l’utenza che si avvicina ai Servizi del CSB di Area Giuridico-Economica. Non essendo stata implementata una modalità sistematica di rilevazione degli accessi a tale importante ambito di servizio, si può comunque provare a dare una dimensioni dei numeri del Servizio assumendo come base di partenza il dato degli utenti potenziali istituzionali per l’anno accademico 2009/2010.
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Utenza potenziale A.A. 2009/2010 Iscritti ECO Iscritti GIU Iscritti MOT Docenti ECO Docenti GIU Docenti MOT
2317 2281 735 5333 68 38 22 128
All’utenza potenziale istituzionale si aggiungono poi ulteriori utenti, che accedono il CSB per ragioni professionali (avvocati, dottori commercialisti, consulenti del lavoro), nonché gli iscritti a corsi di master o specializzazione. Utilizzando anche il dato relativo agli studenti laureati nel corso dello stesso A.A. (reperibile questo dato dal registro dei certificati di restituzione materiale librario e quantificato in 346 per l’Area Economica e 191 per quella Giuridica, per un totale di 540 certificazioni), si ha a disposizione un ulteriore parametro di quantificazione degli accessi al servizio di reference, per quella parte che riguarda la richiesta di consulenza per la preparazione di bibliografie al momento della redazione dell’elaborato finale del proprio corso di laurea. Si ritiene quindi ragionevole ipotizzare un flusso di utenza pari al 10% dell’utenza potenziale istituzionale.
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